Lohnnebenleistungen wie Mobilitätsbeiträge, Verpflegungsgutscheine oder Weiterbildungen machen Arbeitgeber attraktiv. Doch wann gelten solche Extras als Lohn, wann als Spesen? Wir zeigen, worauf Unternehmen in der Schweiz achten sollten.
Zusatzleistungen können steuerbaren Lohn, AHV-pflichtiges Entgelt oder beitragsfreien Spesenersatz darstellen. Ihre Bezeichnung ist dabei nicht ausschlaggebend: Auch eine «Spesenpauschale» kann Lohn sein, wenn sie private Kosten deckt. Steuerrecht und AHV-Recht müssen getrennt betrachtet werden, da dieselbe Leistung unterschiedlich behandelt werden kann.
Mobilität und Verpflegung
Ein Unternehmen stellt jährlich CHF 1’200.- für ÖV-Abonnemente oder Carsharing bereit. Deckt dieses Budget private Mobilitätskosten und liegt keine Ausnahme vor, gilt es als steuer- und AHV-pflichtiger Lohn. Dasselbe gilt für ausbezahlte Restbeträge. Die Übernahme eines Halbtax-Abonnements ist dagegen grundsätzlich steuer- und AHV-frei. Bei einem Generalabonnement ist entscheidend, ob es geschäftlich notwendig ist.
Lunch-Checks können unter bestimmten Voraussetzungen bis CHF 180.- pro Monat AHV-beitragsfrei sein. Im Lohnausweis ist das entsprechende Feld anzukreuzen. Die Gutscheine sollten einen Bezug zur tatsächlichen Erwerbstätigkeit haben. Werden sie während eines unbezahlten Urlaubs weitergewährt, ist die Behandlung zu prüfen. Eine Barauszahlung gilt hingegen als Lohn.
Rabatte und Prämien
Mitarbeiterrabatte auf eigene Produkte können im üblichen Rahmen beitragsfrei sein. Bei Drittleistungen gelten engere Grenzen: Rabatte bis 20 Prozent je Leistung und insgesamt bis CHF 600.- jährlich können AHV-frei bleiben. Die gewährten Vorteile sollten personengenau dokumentiert werden.
Erhalten Mitarbeitende nach einem erfolgreichen Projekt eine Prämie von CHF 500.-, ist diese grundsätzlich steuer- und AHV-pflichtig. Ob die Anerkennung bar, als Geschenkkarte oder als Sachgegenstand erfolgt, spielt dabei keine Rolle. Die Ausnahme für übliche Gelegenheitsgeschenke greift bei leistungsbezogenen Prämien nicht.
Weiterbildung und Spesen
Übernimmt ein Arbeitgeber eine berufsorientierte Weiterbildung, entsteht in der Regel kein steuerbarer Lohn. Das kann auch für eine künftige Tätigkeit oder Umschulung gelten. Vorwiegend private Hobbyangebote sind dagegen nicht privilegiert. Eine Rückzahlungsklausel allein entscheidet nicht über die steuerliche oder AHV-rechtliche Behandlung.
Auch monatlich CHF 50.- «Handyspesen» sind nicht automatisch beitragsfrei. Die Pauschale muss beruflich begründet und nachvollziehbar bemessen sein. Fehlt der Nachweis, droht eine Einstufung als Lohn. Ein steuerlich akzeptiertes Spesenreglement bindet die AHV-Ausgleichskasse nicht zwingend.
Lohnnebenleistungen richtig abrechnen
Bonuszahlungen, Gratifikationen oder Dienstaltersgeschenke sind grundsätzlich im Lohnausweis auszuweisen. Der regelmässig geschuldete 13. Monatslohn zählt nicht zu den unregelmässigen Zahlungen, bleibt aber steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Unternehmen sollten Zusatzleistungen vor der Einführung prüfen und Anspruch, Höhe sowie Bedingungen schriftlich festhalten. Lohnbuchhaltung, Lohnausweis und AHV-Deklaration müssen aufeinander abgestimmt sein. AMW unterstützt Sie bei der korrekten Abrechnung Ihrer Lohnnebenleistungen.
Dieser Beitrag basiert auf dem Ratgeberartikel aus UP|DATE Plus von TREUHAND SUISSE.