Der Lohnausweis 2026 erfasst sämtliche Lohnbestandteile, geldwerten Vorteile und Spesenvergütungen. Arbeitgeber sollten insbesondere die aktuellen Vorgaben zu Geschäftsfahrzeugen, Autospesen und externen Arbeitsplätzen beachten.
Die Schweizerische Steuerkonferenz und die Eidgenössische Steuerverwaltung veröffentlichen jährlich eine verbindliche Wegleitung zum Lohnausweis. Arbeitgeber müssen für alle Mitarbeitenden einen Lohnausweis erstellen und darin sämtliche Leistungen aus dem Arbeitsverhältnis vollständig deklarieren.
Privatanteil bei Geschäftsfahrzeugen
Dürfen Mitarbeitende ein Geschäftsfahrzeug privat nutzen, deklariert der Arbeitgeber den entsprechenden Vorteil unter Ziffer 2.2. Bei der pauschalen Berechnung beträgt der Privatanteil monatlich 0,9 Prozent des Kaufpreises einschliesslich Sonderausstattungen, jedoch ohne Mehrwertsteuer. Der Mindestbetrag liegt bei CHF 150 pro Monat.
Die Pauschale umfasst auch den Arbeitsweg. Deshalb setzt der Arbeitgeber grundsätzlich ein Kreuz im Feld F, sofern den Mitarbeitenden dafür keine Kosten entstehen. Eine separate Deklaration des Aussendienstanteils ist bei dieser Berechnungsmethode nicht notwendig.
Alternativ lässt sich die Privatnutzung anhand eines Bordbuchs effektiv erfassen. In diesem Fall multipliziert der Arbeitgeber die privat gefahrenen Kilometer einschliesslich des Arbeitswegs mit dem aktuellen Ansatz von 75 Rappen pro Kilometer.
Bezahlt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter den gesamten pauschalen Privatanteil selbst, entfällt der Eintrag unter Ziffer 2.2. Unter Ziffer 15 folgt stattdessen die Bemerkung «Privatanteil wird vom Arbeitnehmer bezahlt».
Lohnbestandteile und Zulagen
Unter Ziffer 1 gehören neben dem ordentlichen Salär auch Familien-, Funktions-, Schicht-, Pikett-, Versetzungs-, Mittags-, Nacht-, Sonntags- und Wegzulagen sowie Prämien und Provisionen. Unregelmässige Leistungen wie Boni, Treueprämien oder Dienstaltersgeschenke können Arbeitgeber separat unter Ziffer 3 aufführen.
Reise- und Autospesen
Erstattet ein Unternehmen die effektiven Reise-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten innerhalb der vorgegebenen Ansätze, genügt unter Ziffer 13.1.1 grundsätzlich ein Kreuz. Für die geschäftliche Nutzung eines Privatfahrzeugs gilt 2026 ein Höchstansatz von 75 Rappen pro Kilometer.
Pauschale Auto- oder Repräsentationsspesen müssen ungefähr den tatsächlichen Auslagen entsprechen. Der Arbeitgeber trägt den ausgerichteten Betrag auch dann im Lohnausweis ein, wenn die Steuerbehörde das Spesenreglement genehmigt hat.
Homeoffice und externe Arbeitsplätze
Vergütet der Arbeitgeber nachgewiesene Kosten für das Homeoffice, einen Co-Working-Space oder die Büroinfrastruktur, führt er den Betrag unter Ziffer 13.1.2 als übrige effektive Spesen auf. Zusätzlich bringt er den Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz» an.
Pauschale Kostenbeteiligungen an externe Arbeitsplätze gehören dagegen unter Ziffer 13.2.3. Bei einem genehmigten Spesenreglement weist der Arbeitgeber unter Ziffer 15 auf die Genehmigung durch den zuständigen Kanton hin.
Die vollständigen Vorgaben enthält die Wegleitung zum Lohnausweis 2026. Ergänzende Praxisbeispiele finden sich in den FAQ der ESTV und SSK.
AMW unterstützt Unternehmen bei der Lohnadministration sowie in Finanz- und Personalfragen.